Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Sleman menerima kunjungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) DIY di Sleman Smart Room Kantor Diskominfo Sleman, Kamis (22/4/2021).

Kunjungan dihadiri oleh Kepala Bagian Tata Usaha BPKP DIY, Auditor Madya dan Pengendali Teknis Bidang APD, Auditor Madya dan Pengendali Teknis Bidang IPP, Kasubag Umum BPKP DIY, serta Tim Auditor dan PMU, diterima langsung oleh Sekertaris Diskominfo Sleman, Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi Publik, serta Kepala Seksi Komunikasi Publik dan Pelayanan Pengaduan Diskominfo Sleman.

Kepala Bidang Tata Usaha BPKP DIY, Ratna Wijihastuti menuturkan maksud kunjungan tersebut dilakukan guna belajar informasi terkait serba-serbi pengelolaan layanan pengaduan.

“Rencananya kami mencoba menyusun aplikasi pengelolaan internal. Karena untuk laporan ke masyarakat, di DIY baru mengelola aduan melalui SMS Center, medsos, layanan langsung. Kami ingin tahu seperti apa pengelolaan pengaduan yang baik yang dijalankan di Kominfo Sleman,” tutur Ratna.

Terkait pengelolaan pengaduan, Pemerintah Kabupaten Sleman menyediakan berbagai media komunikasi yang memudahkan warga untuk menyampaikan aduan, mulai dari datang langsung, sms, telepon, email, website, aplikasi, dan media sosial.

Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi Publik, Noor Hidayati ZP mengungkapkan bahwa pengelolaan aduan yang bersifat multikanal ini melibatkan beberapa admin di dalamnya.

“Karena banyak kanal, di Diskominfo ini ada admin utamanya, kemudian masing-masing perangkat daerah ada admin juga, total ada 51 admin,” ungkapnya.

Menurut Noor Hidayati ZP, Diskominfo bersama admin pengelola aduan telah berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan pelapor.

“Semua admin pejabat penghubung dan kami membuat komitmen untuk tidak membocorkan data pengadu. Dari segi sistem, kita akan otomatis menutup identitas pelapor. Kecuali dari aplikasi mobile, pelapor memliki pilihan dalam membuka atau menutup identitas tersebut. Kalau tidak memilih maka otomatis akan anonymous. Kemudian kita akan memasukan data pelapor ke dalam DIK,” ungkapya.

Staff Komunikasi Publik dan Pelayanan Pengaduan, Syarifah Thurayyah, yang sekaligus menjadi admin utama Lapor Sleman menjelaskan bahwa dalam layanan balasan aduan, umumnya admin mengawali dengan sapaan, kemudian terima kasih atau mohon maaf yang disesuaikan dengan isi aduan berupa keluhan atau permintaan informasi. Barulah informasi dari dinas terkait akan disampaikan, dan terakhir ucapan terima kasih dan emotikon berjabat tangan.

Lebih lanjut, ia menuturkan bahwa dalam pelaporan pelayanan aduan dilakukan secara manual.

“Untuk pelaporan tiap hari merekap dari 12 kanal menjadi satu yang dikelompokan perbulan dalam sheet yang berisi detail aduan terkait isi, tanggal, identias pelapor, hingga instansi dan jawaban admin. Karena banyak kanal jadi belum memungkinkan dijadikan satu menggunakan sistem,” tuturnya.

Sebagai tambahan, Kepala Seksi Komunikasi Publik dan Pelayanan Pengaduan, Helmi Arifianto menjelaskan bahwa aduan dari masyarakat di proses melalui beberapa tahap.

“Ketika masyarakat menyampaikan aduan, nanti akan diterima admin utama dan tim. Kemudian kita sampaikan ke OPD terkait sesuai bidang aduan melalui email, wa, atau sms. Lalu OPD melakukan diskusi untuk menentukan respon, tentunya dengan persetujuan pimpinan. Respon itu bisa disampaikan lagi ke kami. Khusus melalui aplikasi Lapor Sleman, respon pertama akan dilakukan mesin, kemudian baru nanti kita jawab lebih lanjut. Kalau sudah ada jawaban dari OPD itu masuk tindak lanjut,” jelas Helmi.

Helmi menambahkan bahwa pelaporan pelayanan pengelolaan aduan merupakan tanggungjawab Diskominfo, tentunya dengan koordinasi dari OPD.

“Untuk pelaporan menjadi tanggungjawab kami di Kominfo dengan menghimpun dari perhari, bulan, dan triwulan. Disamping itu, admin OPD mengirimkan laporan kerja dalam 1 bulan terkait jumlah pengelolaan. Dari pelaporan ini yang pertama akan disampaikan ke pimpinan bupati dan sekda dalam bentuk nota dinas, kemudian diadakan monev pertriwulan atau semester,” tambahnya.

Melalui aplikasi ini, admin atau pejabat penghubung akan terbantu terlebih dengan adanya aplikasi respon langsung memunculkan notifikasi di ponsel OPD saat ada aduan. Bukan hanya itu, melalui aplikasi ini pimpinan sampai Bupati dapat memantau detail proses aduan di OPD. (Rep Afiqa)